番茄闹钟能治疗十六个办公室通病

2015-12-11作者:STAFFAN NOTEBERG[瑞典]编辑:管志慧

身在职场的我们经常会有这种感觉,时间一下子就没了,一天下来,原本打算做完的事儿,大部分还是老样子。认真地自我反省后,我找出一些问题的脉络。估计你对其中一两个问题并不陌生。以下就列出这些导致人们无法完成工作的问题。之后还会讲到如何借助番茄工作法的正确应用来解决它们。


面对复杂,望而却步。那些复杂的、在一个25分钟内完不成的任务,往往会造成拖延。拖延总能让我们苟且偷安,但难题并没有消失。别考虑任务有多复杂,重要的是开始、再开始。扭启番茄钟,半小时内你会有所斩获,并获得休息做为奖赏。



无聊琐事,越拖越久。尚未完成的工作不会给你带来任何好处。 当然了,扫尾的活儿通常都无趣得很。不要总想着要完成整件事你还得费多少工夫,而是想想要完成这一个番茄钟其实也没多久。先完成它,你就会得到回报。


小事忙活一天,大事一样没办。番茄工作法要求在每天早晨做计划,为自己当天分派为数不多的活动。然后在每个番茄钟之前,重新评估活动的优先级,最重要的一项待办活动会跃然纸上。确保你一直在做最重要的事,而不是别的事情。


最后期限,步步紧逼。加班到很晚,周末不休息,长此以往,不会有任何效率。就算被迫加了班,别别扭扭地,也拿不出好成果 来。番茄工作法,以25分钟的短期迭代为节奏,帮你建立可持续发 展的步伐,休息时安心休息,工作时一心一意。



从休息回到工作,心智调整不过来。每天上午刚上班,或者吃 午饭回来那阵子,时间经常会在你面前溜走:还没把心思拉回工作之前,它就一分一秒地过去了。番茄工作法是以动作为导向的,扭 启番茄钟是动作,遵守铃声是动作,填写“今日待办”表格是动作。习惯成自然,充分利用条件反射的力量。


一错再错,不长记性。为了避免第二天犯同样的错误,番茄工 作法在一天结束前要做三件事:记录、处理和可视化,这些每日回 顾工作,是改进个人流程的关键。每天都学习,每天都进步。这样还有一个好处是,一开始你是照着书本应用番茄工作法,等到认清自身工作习惯后,就可以进行调整,形成自己专属的一套方法。



没想到一件事要做这么久。将活动拆分为小项目,使其更加清晰。经过预估,如果某项活动需要7个以上的番茄钟,就应当拆分它。番茄工作法预估每项活动,通过比较“预估番茄数”和“实际 完成所用番茄数”,可以让你在每一步得到即时反馈。这部分与“定 量预估”有关。


没想到一件事越做越复杂。在活动进行过程中,是不是经常会 节外生枝地冒出一些次要任务?没问题,在番茄工作法中,你可以将其填入“计划外紧急”一栏,然后再接再厉,完成主要活动。这 部分与“定性预估”有关。


头脑被各种想法占据。有时难以集中于单项活动,是因为其他 想法一刻不停地冒出来。这时应当把它们填入“计划外紧急”表格,然后再接再厉,完成手头的活动。想要专心致志,就抛开所有杂念。



时间都用来学习适应复杂的工作方法了。番茄工作法如此简 单,连我读幼儿园的女儿都会用。用不着云计算,用不着大把时间处理数据,用不着专门的教练跟着你,用不着啃专业术语。更牛的是,它具有可塑性,供你随时调整,避免把它变成例行公事的表面文章。


只顾低头干活,忘了抬头看路。大脑需要一点时间来巩固记忆、 识别模式、做出结论。使用番茄工作法,每半小时休息一下,使大脑有机会吸收在上一个番茄钟的所见所闻。再回到工作上来,就能够一览全局,没准又有三五个新点子。



把预估当作承诺。一项探索活动或开发活动要花的时间,没法提前预知,只能估计得尽量接近。总是把估计值当作承诺,无论是对自己或对同事,都会造成不必要的焦虑。为避免此类困境,番茄工作 法只计算番茄钟。就算最后期限迫在眉睫,你也能花25分钟专注于该做的事。然而也应该做到随时沟通,让相关人员看到事情进展。


流程管理,纸上谈兵。“跟踪”阶段就是在收集全天工作流程的真实数据,这些数据可用于每日回顾,以改进第二天的流程。要跟踪哪些数据,你自己决定,根据具体的工作状态而有所不同,但可 以先从计算“中断数”和“完成番茄数”开始。



牵着不走,打着倒退。有人把一堆破事儿推到你头上时,你还 能享受工作乐趣吗? “必须去做”和“我想要做”之间的斗争,从 小孩子两岁的时候就开始了。其实还有第三选项:“我选择”。使用番茄工作法,每天早晨量力而为地选择当天能完成的活动。自己积极地将活动拉入“今日待办”表格,而不是被动地等它们来找你,这有助于建立你的新好员工形象。


完美主义,碍手碍脚。“等一等,还有更完美的方案”其实是另 一种形式的拖延。番茄工作法没有给“拖延”任何的机会。你只能前进,开始一个番茄钟,不必惦记怎样才能做到“非常完美”。扭启番 茄钟,投入25分钟努力,然后得到画一个X、休息一下的奖励。


前怕狼,后怕虎,害怕失败和批评。投身于番茄工作法,让它成为你的进程指标,让工作有章可循。它只属于你自己,为你量身定做。借助每天完成的番茄数,你可以提升效率,完成更多工作, 为平凡增添乐趣。番茄数绝不是让老板给你打分用的。以上这些办公室通病,在你身边有没有呢?


内容来源:书问

作者[瑞典] Staffan Noteberg 著;大胖 译
出版人民邮电出版社
定价39元
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