合格的工作型PPT需要什么?

2017-10-24作者:赛贝尔资讯, 编著编辑:茹鑫

如何去评定一份PPT是否精彩?


精美的模板?


绚丽的色彩?


华丽的图片?


还是炫目的动画?


工作型PPT通常会在多种场合出现,所以并不能单纯地追求PPT视觉上的美观,美的效果是无限的,不同类型的人对于美的定义也不同。所以工作型PPT需要注重如何解决问题,只要能够很好地解决问题又看上去很舒服的PPT,就是工作型PPT所需要的。



一份工作型PPT通常在很多人的场合下演示,要迎合不同观众的需求,需要做到:



工作型PPT最重要的就是将最终目的有效地呈现,最大化地让观众接受PPT中所传达的信息,在这个基础上再依次考虑幻灯片页面效果是否丰富、是否美观。



如果没有做到这些标准怎么办?那就需要重新理顺制作PPT的方法。


第一步:首先确定目标,然后分析观众,再进行整体构思,这样可以让你的PPT言之有理,逻辑清楚,观点明确。


第二步:需要组织材料,并将这些材料进行统一美化,这样可以让PPT画面整洁美观,让图文并茂的页面更加便于观众阅读。


第三步:需要进行自我测试,站在观众的立场从头到尾观看PPT,这样可以找出PPT中的不妥之处,使PPT的细节更加完美。



想做出出色的工作型PPT,需要转变常规的思维模式。优秀的工作型PPT既可以用逻辑说服观众,又可以用情感感染观众。


我们的左脑与右脑分别掌管着理性思维和感性思维。在演示PPT的场合不仅仅要讲出你的逻辑,而且要让别人“看”到你的逻辑,这样你的幻灯片才具有强大的说服力。仅靠逻辑思维有时候无法很好地完成对右脑的刺激,这个时候就必须利用直觉思维(视觉化的方式)传递你的逻辑。



最常用的结构


当拿到一堆资料,需要用最短的时间将这些复杂的资料变为一份PPT文稿,你会怎么做?想标题?想目录?整合资料?选择模板?



想到要把一堆复杂的信息和数据整合成一份完整的PPT,是不是立刻头晕了,有种无从下手的感觉?


不要着急,我来告诉你怎么做:可以大致浏览资料内容,了解资料中主要表达的信息。围绕这些信息,在头脑中大致将这些资料分类,找出链接这些资料的关键词,然后开始按照PPT中常用的结构去分配这些信息内容。


PPT常用的结构是什么呢?


通常在工作型PPT中最常用的结构是:总—分—总。


分解成图表的样式应该是这样:




将内容按照总—分—总的结构进行组织,可是有了结构,用什么连接起这些资料信息呢?

这就需要寻找一个可以连接所有内容的线索。就像一串散乱的珠子,你需要有一根丝线去串联它们。


那么什么是线索呢?



用什么做线索呢?


如果内容中有时间推移的发展,就可以用时间作为线索;如果内容是区域销售报告之类的信息,可以用空间区域作为线索;如果内容是企业文化之类的信息,可以用企业结构作为线索。


除此之外,可以作为线索的其实有很多。例如,还可以按产品系列来分类;按组织部门来分类;按业务领域来分类;按客户类群来分类……这些分类都可以作为PPT中的结构线索。


不仅如此,发挥你的想象,还能构思出许多具有创意的线索。例如名人名言、规则道理、建议、习惯等,只要合理,都可以成为好的线索。



一条好的线索能够增加PPT整个文稿的逻辑性,将PPT的内容更好地展现给观众,观众可以更加系统地接受你要传达的信息,以达到PPT的最终目的。


拟定大纲


有了结构和结构线索,你就会发现,怎样去拟定目录是一个关键点。PPT中的目录可以被看做整个文稿中最简明的大纲。


制作一个好的目录能够让观众知道你接下来要讲解什么内容。一般来说,超过7个单元的内容目录就会让观众感到疲倦,3~5个目录单元,是最理想的目录单元,对于版面效果来说,也是很好设计的目录版式。





好的目录能够为PPT加分很多,那么如何拟定大纲制作目录呢?




当我们拿到一堆资料,不妨先关掉电脑,拿着纸笔做一份手绘的提纲,或者用Word文档做一个简单的提纲。不论哪种方式,在制作PPT之初,一个简单清晰的思路是一定需要的。写大纲的过程就是将制作PPT的思路逐渐清晰化的过程。


例如,当我们拿到一份资料:《诺立科技——营销管理体系》。




提炼文字材料


传统的PPT。观众需要记住的是文字,这个难度太大了,即使当时能记住,可能第二天便忘得差不多了。而形象化的PPT,可以让观众轻松地记住其中的图形、逻辑或结论,也许过去很久,我们还能记得其中的内容。拒绝单调的“复制”和“粘贴”,将不必要的内容大胆地删除,对大篇幅的文字内容尽量提炼,让观众一眼就看见你所要阐述的重点!





PPT中的文字需要合理地提炼。


PPT中出现的文字一定不可以仅仅是复制、粘贴,更多的应该是归纳。文字的应用必不可少,可是从上到下整篇的文字,能够让别人看得下去吗?最终又能记得多少呢?优秀的PPT所表达的信息是形象的、生动的,那么对于文学的出现就需要仔细地考究。



文字表达的信息往往是高度抽象的,人们需要阅读、需要理解、需要转换成自己的语言、需要上下联系、需要寻找其中的逻辑关系等。但人们若是看电影就轻松许多,只需跟着故事的发展顺理成章地享受其情节,体会其意义就可以了。PPT就是要把那些抽象难懂的文字信息变成电影情节一样便于理解。


所以,整个PPT页面内容的结构也要尽可能地简单一些,需要提炼的不仅仅是文字,内容结构也需要好好提炼一番。



在PPT上最能接受的就是“观点—论据一—论据二—论据三”这样的结构,这也是“金字塔原理”推荐的结构。


如果幻灯片中真的有许多内容要表达,不妨将它们分到其他幻灯片的页面中。


总结提炼创意标题


一份精彩的PPT文稿总离不开一个精妙的标题。就像一个故事或者一篇报道,想吸引读者,总有一个吸引读者的标题。


如果你的PPT有一个具有创意的标题,那么在第一眼便吸引了观众。但是一个有创意的标题并不是无心插柳、偶然间得到的。把起标题的步骤系统化后,可以通过三个步骤来提炼出一个具有创意的标题。



列出客观关键词:


客观关键词是指能把PPT内容精准概括出来的几个词语。想找到这些关键词,不妨做一个填空题:“这是一个关于×××的PPT。”这样就能把PPT内容最核心的东西找出来。


提炼主观关键词:


主观关键词区别于客观关键词,主观关键词是关于人的,是指在这个PPT内容的背后,涉及人员体现的精神、克服的困难、表达的情绪等。比如团队精神、敬业精神、开创精神、奋斗精神、成功喜悦等。


连接主观和客观关键词:


把主观关键词和客观关键词进行有机嫁接,要从客观关键词入手,看看从客观关键词中能联系到哪些吸引观众眼球的创意标题。当然,将主观和客观关键词结合后,千万别忘了想一想,这些题目是否符合PPT的内容,或者是否合适演示环境和听众,造成分歧就不好了。


通过上面的三个步骤可以基本提炼一个具有创意的标题。在这三个步骤中,最后一步是最关键的。如何将“主观关键词”与“客观关键词”最有意境地结合起来呢?不妨试试下面的办法。



谐音替换法:


说白了就是把标题中的某一个字或词语用谐音的字或词语代替,达到我们想要的意境效果。谐音替换的方法用得很多,虽然现在有些人批评这种方法,但不得不说,这确实是一个非常实用的方法,也能很好地吸引观众的眼球。


缩写变换法:


缩写变换法是将一些词语的第一个字或字母提出来,拼在一起,组成新的单词。这种方法一般在英文里用得较多,即把英文字母的第一个字母组成新的单词。在标题里运用缩写变换法,能够带给观众更多奇妙的效果。


字形变化法:


字形变化法就是通过对字形的变化,达到视觉上的美感,从而吸引观众。文字都是美的,如果加以变化能够得到意想不到的效果。只不过有些文字过于复杂,需要有专业的设计人员去变形设计。


通过这些方法,给你的PPT起一个有创意的标题,能够让观众第一眼就对你的PPT文稿感兴趣。


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内容来源:书问

作者赛贝尔资讯
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