管理你的第一印象

2019-01-22作者:米雅编辑:书问阅读

人们对于别人如何认识和评价自己,通常都是很在意的,我们每年都花很多钱在服饰、化妆品、健身、减肥上(不止女士,男士也有这倾向),这样做的结果,不外是希望自己看起来更有影响力,或者说,更有吸引力。因为得到别人的关注,对自己大有益处,比如说:获得想要的工作、得到更好的绩效评估分、更高的工资、更快的提升机会等。组织行为学把这种试图控制他人对自己形成的印象的过程,称之为印象管理。就我个人来说,我是倾向于录用善于做印象管理的人,但是我也知道,善于做印象管理的人,不见得都值得录用,如何把绣花枕头从雄心勃勃的人当中挑选出来,估计是很多HRM 都面临的考验。


这个问题我暂时不是特别想涉及,原因有很多,最主要的是,相人是一个技术含量相当高的活儿,我自觉资历还浅,虽然不是经常看走眼,但是确实还没有得到一些能够拿出来和大家分享的经验。相人之道,我自己也还在摸索中。再过五年,或者十年,等我更加有经验、更善于观察和实践的时候,也许我会来和大家讨论下这个问题吧。


我在这里想要和大家分享的是另外一个相关的话题:如何管理你给别人的第一印象。


并非所有的人都善于并且喜欢做印象管理,但是善于做印象管理的人,多半都会非常注重第一印象,好的开始是成功的一半,坏的开始要想获得好的成果,需要付出更多的努力。越是雄心勃勃追求自我成功的人,越是会关注自己给别人形成的第一印象。最近几年来,关于如何形成好的第一印象的书籍和文章,已经有很多,我在这里给出的,也只是一些微不足道的建议,仅供大家参考。


另外,可能是因为身处在IT 行业的原因(IT 行业做为服务性行业,大家都知道,相比于传统的金融保险等服务性行业而言,可以说,更崇尚个人随性,我的言下之意,就是穿着会更随便一些),又是做企业内部管理,所以我给出来的这些建议,涉及如何穿衣着装的不多,因为我自己也不是太精通。在我看来,在正式的场合,如果不懂得挑选合适的衣服,那么,一套银色、蓝色、灰色、黑色的正装或者套装,足以解决所有的问题了,不过不失,中规中矩,不会出彩,但也不会出错。


我所提供的这些建议,是有关行为、思想和谈吐的,这些建议很多其实是来自我的组织行为学教授,我在这里借花献佛,拿来分享给大家,过程当中也会结合一些我自己的想法,不过,这些想法仅供参考,并非一定有价值。在开始我今天的描述之前,关于印象管理,我想要再特别说明一下:一个人注重印象管理,并不意味着他所传递的印象是虚假的,尽管有时候确实如此。印象管理者只需要注意一点:小心你的言辞和举措,不要让人觉得你不真诚,或者在玩弄把戏,只要你克服了这一点,那么,好的印象管理术,多半都能带来好的结果。简单地说,我其实还挺鼓励大家来提高自己的印象管理术的。我自己也是在积极地实践着,举个简单的例子,上个礼拜,一个学习班上的同学告诉我说,我的发型已经维持了很长时间,是时候换一换了,给大家一个耳目一新的感觉。我正在为此作出努力当中。


如何管理第一印象,以下这些建议,英文部分,是来自我的组织行为学教授的原话,为怕我自己翻译或者理解错误而误导大家,所以才将他原话写出来,丝毫没有炫耀的意思。教授提了很多方法,我最有感触的,是其中三条。


(1)poise—how do you stand, walk and sit? Do you know body language is fully 55%of communication?(你的姿势:你是如何站立,行走和坐下的?你知道么,身体语言在沟通过程中占据着55%的重要性呢!)


我的瑜伽老师经常跟我讲,人的精神来自于人内心深处的动力,人站立的时候,要像一棵树,挺拔,笔直,面带微笑,注视前方,目光专注而平静,这样的人,别人只需要看你一眼,就能感受到你身上那种勃发的力量,这种力量,会为你带来信任和友谊。


这话我很赞成的,许多时候,有人来面试,不管他穿什么衣服(套装也好,衬衫也好,普通的Tshirt 牛仔裤也好),只要他站姿挺拔,面带微笑注视我,我对他的印象,就会比对其他人来得更深刻。


而行走呢,行走姿态的好坏可反映人的内心境界和文化素养的高下,能够展现出一个人的风度、风采和韵味,它是站姿的延续动作,所以说,当你站立的时候,是什么样的状态,在你行走的时候,一样要保持,走路的时候用腰力,别人就不会觉得你步履维艰,用脚力,就很难轻盈似蝶。小步行走显得优雅,大步行走也不见得就错,人家也许会觉得你是个果断、目标明确的人呢?我的一位前辈,个子不高,喜欢穿裤装,走路特别快,每次看见她拿着一沓文件步履如风,我就跟在后边流口水,觉得她好看极了,整个人有一种自信而坚定的力量。不过,如果女士穿了裙子,走路的时候还是小心一些,尽量让裙子下摆和脚的动作协调,这样才会产生波浪一样的韵律感,穿裤装的话,则适合走成两条平行的直线。当然,这些也都是仅供参考,不见得一定有理。


总体来说,一个人的行走、站立姿势和坐姿,需要自己反复的观察,发现,纠正和练习,并不是听别人说两句,就能有所改进的。


(2)preparation(充分的准备)

要形成良好的第一印象,事先充分的准备必不可少,这种准备不仅仅是针对自己的,更多的还来自于对对手的了解,所谓知己知彼,百战不殆。我记得有一位当代的商业领军人物,具体的名字忘记了,说他是这样看待交锋之前的准备工作的:我把自己该做的准备都交给我的决策部门,而专心去研究我的对手,不仅是思想,也包括生活,他的习性和爱好,我都一一观察乃至模仿,我比照他的住所建造我的办公室,我喝他喜欢喝的酒,听他喜欢听的歌,看他喜欢看的书,去他喜欢的地方消费,渐渐的我开始找到了感觉,我把握住了他的思维方式和习惯,这是非常神奇的,你问我最后有没有战胜他?当然!


把准备工作缩小到应聘者身上,面试之前要做的充分准备,至少要做以下这些功课:

①再看一遍简历,逐项分析应聘岗位的职责和要求,与简历中的工作经历进行对比并熟记。

②收集招聘单位的公司信息,如果可能的话,在纸上画出公司大概的组织结构。


这一点很重要,因为组织结构的设计和部门有关,而部门和岗位职责有关,如果你预先对招聘单位的部门设计有了初步的了解,在面试的时候,就有机会从面试官的提问中发现他所关注重点的蛛丝马迹,并作出有针对性的回答。


这一点是毋庸置疑的,很多时候应聘者很怕面试官淘汰自己,其实面试官也很怕应聘者会看不上企业,或者找到不适合企业的人,因此有意无意的,也会试探应聘者对企业的期望值(有找工作经验的人,可能或多或少都有被面试官提问过这样的问题:你对将来服务的企业有什么期望和要求?或者,你希望即将服务的企业具有什么样的特点?),或者,设定一些企业中可能会发生的情景事件,让应聘者作答,由此判断应聘者是否值得录用,如果应聘者是急切想要得到这份工作的,那么,对这些问题的回答,就要格外小心,预先多了解一些公司的组织信息,是十分有利的,有助于你投其所好,使问题的答案符合或者接近面试官的心理期望值。


更为重要的是,以我个人的经验,面试官用来做压力测试的题目,许多都会以部门和部门之间,或者部门和岗位之间的冲突为重点,比如这样的问题:如果你是A 岗位的员工,现在因为一件事情,和B岗位的员工发生了工作上的冲突,你会如何去解决?又或者说,你做为A部门的领导,现在B部门的同级经理对你新制定的一个方案有不同意见,极力反对,你会如何处理和B 部门经理的关系?


对这类问题的回答,用简单的“我会主动找到对方,心平气和的做沟通”做为答案,虽然不算错,但也不容易给面试官留下深刻的印象,如果你可以结合招聘单位的部门或者岗位的职责和立场,着手分析冲突产生的原因,据此设计你的对策,再加上“主动找对方,心平气和地做沟通”,这样回答,一定程度上,会好很多,在面试官的角度来说,我觉得这样的答案,体验了一个人解决问题的能力和方式是多维度的,有大局观。顺便说一句题外话,上边那个关于如何解决部门问题或者员工冲突的问题,我提问过很多人,大多数人都告诉我,要心平气和地去和对方沟通,但是我个人觉得,很多时候,解决问题的关键不在于沟通,而在于把握

住问题的症结并设计出最容易被接受的方案,虽然和对方沟通也有助于了解问题的症结,但是正面的沟通不见得是最佳的抓住问题症结的方法,尤其是在处理很多人际纠纷时。


有关这一点,举一个我前同事Alice 的经历。Alice 以前是人事主管,自公司离职之后,在家里呆了一段时间(大约有2 年),然后她开始找工作,去了很多家公司面试,都很不顺利,无可奈何之下跑来找我,让我帮她想办法。


我挣扎了很久才答应这件事(我很不喜欢帮助求职的人想办法应聘成功,这有点像是以子之矛攻子之盾,虽然攻的是别人的盾,终究还是同行,保不准哪天这矛就会刺到我自己身上),我先改了她的简历,然后挑了一些有把握的公司投递过去,没几天就有公司给她电话约面试,在她面试之前,我将面试官可能会问到的问题一一罗列出来,为她设计应答策略,同时,我告诉她,把这些问题的答案记熟了肯定能进二面,但是二面的问题就不容易对付了,它和公司的内部管理和日常运营都有关系,所以一面如果有机会提问,务必了解对方的组织结构是怎么设计的。


一面回来之后她告诉我说,面试官对她的表现非常满意,已经约了三天后复试,她特别问了对方公司的组织结构,说是有500 人左右,其中工厂有460 多个人,剩下的全部是管理人员,行政部和后勤部是分开的,有一个商务部,因为是做服装的,还有专门的渠道部,财务部是老板自己在管,设计部大一些,有七八个人,人事部人少,只有一个人事文员和一个绩效主管。除了财务部以外,其他的部门都归老板娘管。基本情况就是这么多。


然后Alice 就说:“DK,他们管理人员这么多,部门又这么复杂,我觉得我搞不定啊(她应聘的是人事经理)。”我说:“你不用担心了,这个工作肯定是你的。我估计,二面应该是老板娘自己来做,她会问跟人事事务有关的问题,你这两天把你以前在公司干过的活儿从头带尾梳理一下,细细地跟她讲,你讲得越细越全,你的工资越高。”


后来事情果然如此,二面结束老板娘就通知她去上班了,薪酬开得也不错,让她很满意。Alice 回来之后问我:“是怎么猜到老板娘会问的内容的。”我说:“很简单,这家公司部门这么多,却没有总监,老板夫妇自己就可以搞定所有管理人员,说明公司管理工作不复杂,部门经理没有给老板形成压力,这种情况只有在部门经理管理事务性工作的时候才会出现。如果部门内部存在主管,或者部门经理之上有总监,事情就不一样了,这个时候部门经理已经成为组织管理中的一员,面试的时候,就要从部门计划、组织、领导和控制几个环节做准备。”


③准备至少三条理由,说明对方为什么需要你。

这些理由可以是你的专业技能、解决问题的能力、你掌握的资源、所具有的影响力、你的管理能力、能够直接使用的经验值,等等,这些理由要预先想好,并且准备充分的事实依据予以支撑。


(3)articulate –do you speak and talk clearly?(口齿清晰,善于表达)

这有两层意思,首先,是发音清楚,其次,善于表达。


发音是一个人口齿的问题,有些人先天条件不是太好,发音混浊,让人听不清楚,但其实这个是可以纠正的,如果有心去做,实现起来并不难。在这方面,梅兰芳先生堪称表率,古希腊有一位雄辩的艺术家德摩斯梯尼的经历,也可以学习


难做的是善于表达。


我做了很多年的招聘,包括现在,也还在做,面试的时候时常会遇到一些人,我问他,你觉得自己的优势在哪里?那些认为自己很善于表达的人多半都会提到一点:善于表达,沟通能力很好。于是我问他们,为什么你会觉得自己善于表达呢?对这个问题的回复就五花八门了,有的说,我和朋友同学同事相处,都没有什么问题,大家都认为我很温和,我的人缘很好;有的说,当我想要把我自己的想法说给别人听的时候,大家一般都能听得很明白;有的说,我和团队相处得很好,大家都愿意跟我讲他们的问题,他们认为我说话能听进去;有的说,大家都说我这个人性格很好,都很喜欢跟我说话;还有一些,则说,只要我说的话,大家一般都会听,而且都会照着我说的做,或者说,我的朋友间有什么问题,都喜欢找我来协调解决。凡此种种,不一而论。这些回复当中,有多少是能说明一个人善于表达的?


作为面试官,从我的角度来分析,我不会去质疑应聘者在交谈的过程中有说谎的嫌疑,但是我会认为:和朋友同学同事相处没有问题,可能是因为你性格原因,比如温和、没有主见、随大流,这样的人通常人际冲突不会特别的明显;把自己的想法说给别人听,别人能听明白,只能说明你具有基本的交流能力,不代表你的表达能力好;你说的话别人能听进去,可能只是因为你是顺着别人的意思在讲,不一定是因为你表达能力好;你说话别人都会听,可能只是因为你是团队的领导,或者你有一定的威信,这种威信来自于你的知识或者资源,却不一定来自你的表达能力。


所以,以我个人的看法,我是觉得,没有哪一项单独使用,能够证明一个人善于表达。


很多人还认为,一个人说话说得快,或者说,一开口就滔滔不绝,这样的人,就是很善于表达的人。


其实不然。


说话的频率快,可能对方都没听清楚,噼里啪啦机关炮一样放了一通,对方可能连你什么意思都没听懂。


说话滔滔不绝的人,也很可能是出口千言离题万里的人,高谈阔论了半个小时,到最后保不准连他自己都不知道自己想说什么。


所有这些,都不能作为一个人善于表达自己的证明。


在我看来,至少在工作领域,一个善于表达的人,应该要具备这些特点:思路清晰、描述清楚、结构严谨、用词准确以及具有说服力。


简单地说,一个善于表达的人,本质上,应该是一个头脑非常清楚又善于遣词造句的人,他言之有物,并且总是使用最浅显的字句,表达深层次的思想和主见,他要言不烦,自他口中说出来的话,不管表达的是抽象的概念,还是具体的事理,听众都能理解并且乐于接受。


善于表达的人,一个典型的例子是教师,尽管不是每个教师都善于表达,但是优秀的教师,大多数都是善于表达的人。


所以,下一次,如果面试官问你,你是一个善于表达人么?你回答说,是。然后面试官又问你,何以见得?


你可以这样回答:我说话之前通常会先考虑,把我想要表达的意思在头脑中梳理一遍,再有条不紊的说出来,我还会考虑听众的背景,尽量用他们最喜欢或者相对来说更能够接受的方式来表达我的看法,人们评价我的表达能力,都说,跟我说话很轻松,也特别对路。


而你如果想要提高自己的表达能力,不妨也用上述这个方法来试试看。


说一个我自己的例子。


我的家族十分庞大,家族中大多数的人,都属于思维灵活,同时说话速度也很快的人,我长大以后,也养成了一种习惯,就是语速非常快,大学主修法律,学了很长时间的逻辑,老师也注重培养学生的临场反应速度和对抗性辩论中出其不意攻击对方论证缺陷的能力,这些生活和学习背景,养成了我反应敏捷的个性和强烈的直觉反应,总是习惯一边想一边说。很多时候,我遇到问题,头脑中明明还没有成形的想法,嘴巴已经先把想到的部分说出来了,这有一个好处,就是可以事事抢先,并且,在年轻的时候,也更加容易获得上司的青睐,因为我表现得是如此的灵活,如此的易于调教和塑造。


但是,随着年纪的增长,我开始发现自己的劣势:很多次,因为思虑不周全,我设计的方案,总是被人发现漏洞,阐述方案时,因为想到哪里说到哪里,时常让周围的人听不明白,或者觉得方案有问题,不得不为此做更多的解释。我以为自己可以一边想一边说,节约了很多时间,结果却发现,我说的越多,错的越多,反而浪费了更多时间。


这个问题困扰了我很长时间,直到上了硕士班,我找到了解决的办法。


工商管理中心设计的课程,有一些是用英语上的,要求学生能够用英语和老师沟通,每个学生都要至少做一个以上的英文案例报告,并回答老师和同学提出的问题。我的英语口语一向不怎么好,大学毕业也10 年了,以前学的书面英语已经忘记一大半,最近五六年更是基本没有用到过,所以上这些课,真是万分头痛,在使用外语沟通的过程当中,经常打结,反应不过来,脑子里明明有很多话想要说,却找不到合适的单词来表达,在出了两次洋相(张口结舌、手舞足蹈、面红耳赤、词不达意、中英文夹杂最后索性直接讲中文,引得大家发笑)之后,我开始反省,并找到了一个方法来解决:我决定,在老师提问我或者被同学提问的时候,不管我是不是知道该问题的答案,不管我当时是不是能够说出个一二三来,我都要先说一句:“I can catch your point, and I wonder if you could give me one minute to organize my sentence so that I could express myself clearly.(我明白你的意思了,你能不能给我一分钟时间组织语言,以使我能够清晰的表达出我的意思?)”。


用这个方法,以后的课上,虽然时常也还是会卡住(毕竟不熟练),不过更多的时候,因为得到同学和老师的宽容,我能说出完整的句子了,并且基本也能把我的意思表达清楚了。


这样持续了一个学期,有一天,我和同事讨论一个方案,他提出了一个问题,我条件反射的接了一句,我明白你的意思,你能不能给我一分钟时间组织语言,以便我能够清晰的表达出我的意思?他当时愣住了,样子很惊讶,说,行啊。我就开始想,考虑了一下之后,再把我的意思表达出来。


事后他跟我讲,说觉得我的说话方式变了,以前我都是这样的:别人提一个问题,如果我赞同,我会立刻接口说,对,没错。如果我不赞同,我会说,不,你想法不对,应该是……他觉得,我以前是很急的,有时候会显得武断,现在好像比以前好了一点。


我觉得,这算是一种进步吧。曾经有一位同事跟我讲过一个30 秒原则,说人的情感反应会比理智反应要快30秒,因此,在工作场合,总是感性处理问题的人,最好记得先数30 秒再开口,此举有助于用理智的思维方式和人沟通。我就是个急躁的人,要让我数30 秒,实在有点困难,不过,当我把“我明白你的意思了,你能不能给我一分钟时间组织语言,以使我能够清晰的表达出我的意思?”这句话说完,差不多,也够30 秒了吧,而结果确实让我的表达方式有所改进了(当然了,毕竟江山易改本性难移,遇到事情紧急的时候,也还是会忍不住露出原形就是了)。


我不肯定这个方法是否对每个人都有效,不过,对于那些和我有一样困扰的人,也许这是值得一试的一个方法吧,我现在仍然还在使用这个方法,训练自己的表达能力,并且很欣喜的看到,我扯着嗓子和别人争论的几率比以前低了很多了。



以上内容来自清华大学出版社《管理手记:人力资源经理是怎么思考和解决问题的》



内容来源:书问

作者米雅
出版清华大学出版社
定价49元
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