创建数据透视表的方法

2019-02-20作者:杨群, 编著编辑:书问阅读

数据透视表就是对Excel 表格中的各字段进行快速分类汇总的一种分析工具,它是一种交互式报表。简单来说,数据透视表就是普通表格生成的总结性报告,灵活地以多种不同方式展示数据,它能方便地查看工作表中的数据,可以快速合并和比较数据,从而便于数据分析师对数据进行分析。图 1 所示为数据透视表与普通表格的区别和联系。


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图 1


一张数据透视表只需要使用鼠标拖动字段位置,就可以变换出各种类型的数据分析报表。只需要指定所需要分析的字段、数据透视表的组织形式以及要计算的类型( 求和、计数或平均)。如果原始数据发生改变,则可以刷新数据透视表来更改汇总结果。


通常情况下,数据透视表的创建主要分为两个步骤。首先,通过“插入”选项卡中的“表格”选项组来创建一个空白数据透视表;其次,通过“数据透视表字段列表”窗格向其添加显示字段。学校为了对体育费用的支出与收入进行控制和管理,以数据透视表的方式来统计分析项目类型、费用项目、预算成本、实际成本和差额数据,具体操作如下。


选择任意一个数据单元格,在“插入”选项卡的“表格”选项组中单击“数据透视表”按钮。打开“创建数据透视表”对话框,在“表/ 区域”文本框中设置需要创建数据透视表的数据源,选中“现有工作表”单选按钮,将文本插入点定位在“位置”文本框,在工作表中选择A34 单元格,单击“确定”按钮,如图 2 所示。


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图2


系统将自动创建一个名为“数据透视表1”的空白数据透视表,并打开“数据透视表字段”窗格。在“选择要添加到报表的字段”列表框中分别选择目标字段的复选框完成操作,如图 3 所示。


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图3


在“创建数据透视表”对话框中设置数据透视表的保存位置时,如果需要将创建的数据透视表保存到一个新的空白工作表中,可以选中“新工作表”单选按钮,单击“确定”按钮。此时,系统会自动创建一个空白工作表存放数据透视表,如图 4 所示。


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图 4


其实,添加显示字段的方法主要有3 种,除了上述讲解到的一种,还有两种分别是通过拖动鼠标添加和通过快捷菜单添加,其具体介绍如下。


◆◆通过拖动鼠标添加:在“数据透视表字段”窗格的“选择要添加到报表的字段”列表框中选择目标字段的名称,按住鼠标左键不放,拖动鼠标将其添加到目标位置,如图 5 左图所示。


◆◆通过快捷菜单添加:在“数据透视表字段”窗格的“选择要添加到报表的字段”列表框中选择目标字段的名称,并右击,在弹出的快捷菜单中选择需要的命令,如图 5 右图所示。


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图 5


在“数据透视表字段”窗格中有一个列表框和4 个字段区域,分别是“选择要添加到报表的字段”列表框、“报表筛选”区域、“列标签”区域、“行标签”区域和“数值”区域,各区域的具体作用如下。

◆◆“选择要添加到报表的字段”列表框:该列表框中显示了数据源( 并不一定是原始表格中的所有数据) 中的所有表头,选中的复选框即为在数据透视表中显示的内容。

◆◆“报表筛选”区域:该区域主要用于确定基于数据透视表的筛选项。

◆◆“列标签”区域:该区域主要用于定位字段的显示位置,即定位显示在数据透视表顶端的列。如果列字段有多个,则位置较低的列字段在紧靠上个字段的下方另一行显示。

◆◆“行标签”区域:该区域主要用于定位字段的显示位置,即定位显示在数据透视表左侧的行。如果行字段有多个,则位置较低的行字段在紧靠上个字段右侧的另一列显示。

◆◆“数值”区域:该区域主要用于显示分析和汇总的数值数据。


知识补充:设置数据透视表数据源的注意事项

在确认数据透视表的数据源时,需要先保证标题行不能有合并的单元格或者空单元;否则,Excel 系统将不能生成数据透视表,同时还会打开错误提示对话框。



内容来源:书问

作者杨群, 编著
出版清华大学出版社
定价45元
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