学会说“不”——时间管理

2019-07-18作者:刘莹、田小飞编辑:书问阅读

你也许用技术、用工具管理过工作、管理过事务,但是你有没有管理过自己的时间呢?时间管理就是用技巧等帮助人们,通过有效地运用时间,决定该做什么事情,不能做什么,降低可变性,并最终帮助人们完成工作、实现目标。

世界领先的管理咨询公司麦肯锡曾经在一次咨询过程中得到了沉痛的教训。在为一家重要的大客户做咨询时,麦肯锡的项目负责人在电梯里遇见了对方公司的董事长,董事长很想了解该项目的实施情况,就问麦肯锡的项目负责人,希望知道现在项目的进展。


项目负责人根本没有做任何准备,他没有料到会在电梯里遇见客户,没想到客户会抓住在电梯里的时间询问项目的有关情况。而且,即使做了准备,也无法抓住要点在电梯从1 楼到30 楼这么短的时间内将其说清楚。结果,很明显,麦肯锡失去了这位重要的客户。


经过这次教训以后,麦肯锡要求公司员工学会在最短的时间将结果表达清楚。麦肯锡认为,一般情况下,人们所能记忆的内容不多,只能记住一二三,而记不住四五六,所以,凡事都将重点归纳在3 条以内,这就是著名的“30秒钟电梯”理论。麦肯锡的做法,实际上就是对时间的管理,即用最少的时间或者在规定的时间范围内,做好应该做的工作。

日本有一项专业的统计数据表明,人们每8 分钟就会受到1 次打扰,每小时大约7 次,每天50~60 次。平均每次打扰大约是5 分钟,每天被打扰的时间就是4 小时,按8 小时的工作时间计算,就有一半的时间被打扰。在这4 个小时里,80%的打扰是没有意义的,被人打扰以后重新拾起原来的思路平均需要3 分钟,总共每天需要2.5 小时,这样计算下来,每天因为打扰而产生的损失是5.5 小时。


华为公司的管理者在对员工进行时间管理培训的时候,要求每个员工首先要认识到:打扰是时间的第一大盗。在时间管理培训的第一部分,就让员工们了解到大量的时间浪费来源于工作缺乏计划,比如没有考虑到工作的实际操作性;没有考虑到工作的持续性,导致工作做了一半只能搁置;没有考虑选择更好的工作方法,结果耗时耗力。


另一方面,不懂得适时地说“不”,也是一种不明智的行为。人们在平时的工作中常见的一种情况就是不会拒绝,任何人都可能把自己的事情推给别人,如果这个人把并不属于自己工作范畴的事情,也一一揽过来,结果是自己不能胜任,也耽误了别人的事情,从而浪费了自己的时间,结果对双方都没有好处。


在接到别人的委托时,先对自己的能力进行分析,看是否能如期保质地完成,如果不能,要懂得在适当的时候说“不”。为了解决因为打扰而浪费掉时间的问题,华为公司要求员工在接到没有意义的电话时要有礼貌地挂断,可以多采用一些干扰少的联系方式;为了避免上司的突然打扰,要学会积极主动地与上司交流。在拜访客户前,要了解客户的生活习惯,尽可能减少工作流程,减少耽误降低工作效率的环节,节省宝贵的时间。


以上内容来自清华大学出版社《经济学知识速查宝典(实例白金版)》,“生活离不开经济学”,我们每天都在和经济打交道,但是又有几个人会认真思考我们的经济行为?大到国家,小到个人,无时无刻不在做决策,其实决策本身就是一种经济行为,因为权衡利弊,理性的人都会做出最有利于自己的决定。


内容来源:书问

作者刘莹、田小飞
出版清华大学出版社
定价29元
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